Tankkarte für Unternehmen – Welche Tankkarte ist die richtige Wahl?

Für welche Unternehmen ist eine Tankkarte die richtige Wahl?

Würde Ihr Unternehmen bei der Nutzung von Tankkarten profitieren? Die Antwort ist JA. Tankkarten können für alle Unternehmen von Vorteil sein, für die der Straßentransport mit eigenen Fahrzeugen ein Bestandteil des Geschäfts darstellt. Wenn Ihr Unternehmen also mehrere Autos unterhält, die von den Mitarbeitern täglich gefahren werden, ist es gut über die Nutzung von Tankkarten Nachzudenken.

Tankkarten in großen Logistikunternehmen.

 

Fast schon selbstverständlich sollten Tankkarten für große Logistikunternehmen sein. Egal, ob es sich um einen internationalen Lkw-Transport oder um einen lokalen Kurierdienst mit Lieferungen handelt, eine Tankkarte rationalisiert die Routenplanung und die Tankvorgänge und eliminiert viele Risiken.

Mit einer Tankkarte für Mitarbeiter entfällt das Bargeldproblem vollständig, einschließlich der Probleme mit unterschiedlichen Währungen in verschiedenen Ländern. Die Fahrer zahlen bargeldlos für Kraftstoff an Vertragstankstellen.

Darüber hinaus gewinnt ein Unternehmen, das nutzt, einen zuverlässigen Reisepartner. Außerdem wird die Zahlung der Mautgebühren vereinfacht, und Sie erhalten einen Überblick über aktuelle Gesetzesänderungen und andere Fakten, die für Sie als Spediteur wichtig sein könnten.

Akzeptanzstellen in Europa

Es gibt 100.000 Tankstellen die die DKV Tankkarten akzeotieren. Die Jat-Tankkarte wird nur an deutschen Tankstellen akzeptiert

Akzeptanzstellen in Deutschland

Es gibt 100.000 Tankstellen die die DKV Tankkarten akzeotieren. Die Jet-Tankkarte wird in Deutschland an 800 Tankstellen akzeptiert

Kleinere Unternehmen werden ihre Verwaltung erheblich vereinfachen

Natürlich wird auch die mit der Betankung verbundene Verwaltung von großen Unternehmen übernommen. Es ist bekannt, dass kleinere Unternehmen durch administrative Verpflichtungen relativ stark belastet werden. Kleine Unternehmen verfügen nicht über große Teams von Buchhaltern, Steuer- und Rechtsberatern.

Hunderte von „konventionell“ bezahlten Tankquittungen können einen Arbeitnehmer mehrere Tage im Monat beschäftigen. Dank der Eurowag-Tankkarte können Gewerbe die übersichtlichen Web-Anwendung nutzen, die ein integraler Bestandteil des Systemssind., Der gesamte Prozess wird  automatisiert und vereinfacht. Die Karte kann mit einem bestimmten Fahrzeug oder Mitarbeiter verknüpft werden. So werden die Belege automatisch zugeordnet und die Daten können einfach analysiert und ausgewertet werden.

Die Erleichterung liegt aber vor allem in der geringeren Zahl von Rechnungen. Je nach Tarif, den Sie bei Eurowag nutzen, bezahlen Sie  den Treibstoff entweder im Voraus (Sie laden Ihr Guthaben im System auf) oder sogar im Nachhinein. Am Ende des Monats stellt das System eine Rechnung über die gesamte gekaufte Kraftstoffmenge aus.

Dies ermöglicht es dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, sich auf wichtigere Dinge im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit zu konzentrieren.

3. Digitales Belegmanagement

Der offensichtlichste Vorteil einer Tankkarte ist die Vereinfachung der Buchhaltung: Die MitarbeiterInnen müssen keine Belege mehr nachträglich einreichen und vorab aus eigener Tasche bezahlen. Stattdessen können sie online direkt über das jeweilige Portal einsehen, welche Transaktionen — mitsamt Betrag und Gegenstand des Kaufs — sie getätigt haben. Je nach Tankkartenanbieter werden diese Daten etwas anders dargestellt. Diese Statistiken und Abrechnungen lassen sich in der Regel nach gesamten Kraftstoffverbrauch und zurückgelegten Kilometern auswerten und anschließend an das Finanzamt zum Steuererlass weiterleiten — eine weitere buchhalterische Erleichterung.

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Fazit

Vor allem, wenn viele MitarbeiterInnen Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben, sind Tankkarten für Firmen die beliebteste Lösung. Für das Tanken mit einer Tankkarte, sprechen viele Vorteile: Über die Tankkarten kann direkt an den Tankstellen bezahlt werden, dadurch entfällt die Belegsammlung auf Personalseite. Zusätzlich bieten viele Tankkartenanbieter Rabatte für ihre Mitglieder. Der Kauf kann stets bestimmten MitarbeiterInnen zugeordnet werden. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird außerdem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde.
Bei Bedarf können bei Flotten-Tankkarten regionale Einschränkungen gemacht werden – so ist es den Nutzern der Tankkarte nur erlaubt, an bestimmten Filialen zu bezahlen. Wer überregional oder international tätig ist, sollte einen entsprechenden Vertrag mit breit aufgestellten Unternehmen abschließen. Dabei ist darauf zu achten, dass diese möglichst weit verbreitet sind.
Manche Tankkartenanbieter im Ausland integrieren sogar die Bezahlung von Mautgebühren in ihre Karten. Was ebenfalls finanziell ins Gewicht fällt ist, dass die meisten Tankstellen Rabatte für die Nutzer von Tankkarten anbieten. Gerade bei großen Fuhrparks können die Vergünstigungen bei Tankkarten für Firmen groß sein. Hier lohnt sich der direkte Tankkartenvergleich.

FAQ

Die Firmentankkarten sind oftmals gebührenfrei nutzbar. Auch Pflichtige Abnahmemengen gibt es bei Tankstellenkarten für Unternehmen mehrheitlich nicht.

Eine Tankkarte für Firmen wird zumeist wie eine Art Bankkarte hinsichtlich der Nutzung eingesetzt. Die Sicherung der Firmentankkarten erfolgt zumeist über eine Pinnummer. Somit wird Sicherheit bei Verlust oder Missbrauch einer Tankkarte für Firmen gewährleistet.

Empfehlenswert ist es, eine Tankkarte für Firmen pro Fahrzeug oder auch pro Fahrer zu nutzen.

Der Leistungsumfang, wie Waren oder Mautgebühren, kann bei der Tankkarte Gewerbe entsprechend festgelegt und freigeschaltet werden.

  • Abrechenbarkeit und Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern ohne mühsame Belegsammlung.
  • Vereinfachung der Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.  Die Rechnung der Tankkarte wird direkt mit korrektem Mehrwertsteuerausweis an den Steuerberater weitergegeben.
  • Verbesserte Kontrolle über Treibstoffverbrauch. Viele Karten bieten auch die Möglichkeit, beim Tanken den Kilometerstand mit anzugeben.
  • Bei Fahrzeugflotte und wechselnden Fahrern entfällt die Gefahr, dass versehentlich der falsche Kraftstoff getankt wird, da man mit der Karte auch die Art des zu tankenden Kraftstoffes festlegen kann.
  • Auslagepflicht von Mitarbeitern entfällt, da über die Karte direkt mit dem Unternehmen abgerechnet werden kann.
  • Bargeld muss nicht bereitgehalten werden, wenn unterwegs getankt wird.
  • Darüber hinaus locken die Anbieter mit weiteren Vorteilen wie Rabatten und anderen Vergünstigungen.

Es ist hilfreich, sich vor der Auswahl einer Karte folgende Fragen zu stellen:

  • In welchen regionalen Bereich soll die Tankkarte eingesetzt werden: In einem begrenzten Umkreis von wenigen 100 Kilometern, in ganz Deutschland oder grenzüberschreitend?
  • Soll die Karte an einen Anbieter und dessen Tankstellennetz binden oder sollen unbedingt mehrere Anbieter angefahren werden können?
    Wenn es um einen Anbieter geht, wie groß ist die Zahl der möglichen Stationen zum Tanken?
  • Sind diese für die eigenen Bedürfnisse regional gut verteilt?
  • Werden umfangreiche Personalisierungsmöglichkeiten wie in einem großen Unternehmen benötigt oder reicht die Basis-Tankkartenfunktion (zum Beispiel für privat) aus? Will also beispielsweise der Unternehmer darüber bestimmen, welchen Kraftstoff die Mitarbeiter tanken, wie oft sie tanken, eine Kilometerstandsfunktion integrieren, die Wahl der zu kaufenden Artikel auswählen und einiges mehr?
  • Wird Wert darauf gelegt, dass die Karte gebührenfrei ist und bleibt?
  • Soll die Karte den Kauf von weiteren Artikeln und Dienstleistungen neben Treibstoff erlauben?
  • Ist eine Karte auf Guthabenbasis ausreichend oder ist eine Kreditierungsfunktion sinnvoll?
  • Welche Rabatte und Zusatzleistungen sind individuell besonders attraktiv (Rabatt auf Treibstoff, Pannendienst, Mehrwertsteuererstattung bei Grenzübertritt und andere).
  • Wird die Karte  nur für eine begrenzte Zeit benötigt (zum Beispiel verstärkt Dienstreisen) oder soll sie auf längere Zeit hin einsetzbar sein?

Die Integration der Tankkarte Gewerbe in die Fuhrparksoftware ist empfehlenswert. So können Sammelabrechnungen der Firmentankkarten entsprechend sofort zugeordnet werden. Auch lassen sich hierdurch alle Daten der Tankkarte Gewerbe sehr leicht für die Steuererklärung aufbereiten.

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